Le département Patrimoine intervient principalement sur les films faisant partie de catalogues.
S'ils sont traités de manière unitaire, chaque film fait partie d'un tout (le catalogue), pour lequel une démarche générale est définie.
Dans ce cadre, une procédure servant de fil rouge, a était mise au point, afin d'optimiser la recherche et l'analyse des éléments.
Celle ci se décompose en plusieurs phases.
Phase 1 - La localisation :
A partir d’une liste des titres, une première localisation des éléments film est vérifiée ou effectuée auprès des laboratoires et des stocks historiquement connus.
L’élargissement des recherches est effectué si les premières démarches ne débouchent pas sur un inventaire complet et cohérent.
Un control de l’inscription des droits est vérifié auprès des stocks dépositaires.
Le listing des inventaires est demandé auprès des dépositaires.
Un rapprochement de l’inventaire est effectué auprès des bases de données disponibles.
Phase 2 - L’inventaire théorique :
Sur la base des listings fournis par les différents stocks, un état d’inventaire est effectué.
Une première liste du matériel utilisable est établie. Elle va récapituler dans l’ordre les éléments susceptibles d’être utilisés pour la conservation ou la restauration image et son.
Chaque inventaire va établir si le film est complet, et peut potentiellement passer à la phase 3, ou s’il est incomplet et si la phase 1 doit être poursuivie.
Phase 3 – L’inventaire physique :
L’inventaire physique consiste à rassembler si possible dans un même lieu, l’ensemble du matériel.
Le matériel physique va être rapproché est identifié par rapport à l’inventaire théorique (constitué à partir des listings).
Ainsi chaque boite sera comptabilisé, l’inventaire théorique sera de cette manière consolidé.
Un premier état physique sera établi au vu de l’état des boites et de leurs contenus.
Chaque jeu d’éléments sera reconstitué, les informations figurant sur les boites seront notifiées.
Suivant les conditions, une numérotation client sera ajoutée physiquement au matériel et sera complémentaire au référencement du stock (si celui ci est présent).
Phase 4 – La Vérification :
La vérification des éléments sera établie en fonction des desiderata d’utilisation du matériel.
La sélection du matériel susceptible d’être utilisé est établie.
Un comparatif des éléments image et son est effectué afin de vérifier la conformité du montage et des différentes versions.
Cette vérification peut donner lieu à des premiers travaux de consolidation ou réparation 35mm
Le control des éléments donne lieu à l’émission d’un rapport de vérification.
Chaque rapport comportera les premières conclusions concernant l’état général et les difficultés particulières.
Phase 5 – L’évaluation, la coordination et le suivi des travaux de tirage de sécurité et/ou de restauration numérique :
Cette dernière phase correspond aux objectifs d’exploitations des titres concernés.
Elle correspond aussi a des phases de conservation des éléments film.
Sur la base des précédentes phases, il est déterminé quel est le meilleur processus de restauration en fonction des problématiques physique des films, du budget prévisionnel, des objectifs à remplir et du rétro planning défini par les premières livraisons.
Elle comporte le suivi constant des opérations ainsi que la validations des différentes étapes établies auprès des différents intervenants.